| CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM -------------------- | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------- | | | Hà Nội, ngày tháng năm 2023 | QUY CHẾ BẦU CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM - Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020; - Căn cứ Điều lệ Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam ngày 30/9/2021; CHƯƠNG I PHẠM VI ÁP DỤNG Điều 1: Phạm vi áp dụng Quy chế này được áp dụng cho việc bầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam tại Đại hội cổ đông thường niên năm 2023. CHƯƠNG II ĐỀ CỬ NGƯỜI VÀO HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT Điều 2: Điều kiện đề cử người vào HĐQT. 1. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 5% đến dưới 10% số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử 01 thành viên; từ 10% đến dưới 30% được đề cử 02 thành viên; từ 30% đến dưới 50%được đề cử 03 thành viên; từ 50% đến dưới 65% được đề cử 04 thành viên; và nếu từ 65% trở lên được đề cử đủ số ứng cử viên vào HĐQT. 2. Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số lượng ứng cử viên mà họ được quyền đề cử thì số ứng cử viên còn lạido HĐQT, BKS và các cổ đông khác đề cử. Điều 3. Điều kiện đề cử người vào BKS 1. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 5% đến dưới 10% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử 01 thành viên; từ 10% đến dưới 30% được đề cử 02 thành viên; từ 30% trở lên được đề cử đủ số ứng cử viên vào Ban kiểm soát. 2. Trường hợp số ứng cửviên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số lượng ứng cử viên mà họ được quyền đề cử thì số ứng cử viên còn lại do HĐQT, BKS và các cổ đông khác đề cử. Điều 4: Tiêu chuẩn người được đề cử vào HĐQT, BKS 1. Số lượng và tiêu chuẩn của người tham gia ứng cử vào Hội đồng quản trị: a. Số lượng thành viên HĐQT được bầu: 05 người b. Số lượng người được đề cử vào HĐQT tối thiểu: 05 người c. Người được đề cử HĐQT phải đáp ứng các tiêu chuẩn của thành viên Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều lệ công ty như sau: - Có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp; - Có trình độ văn hóa tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên, có năng lực kinh doanh và kinh nghiệm tổ chức quản lý doanh nghiệp. - Có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, hiểu biết và có ý thức chấp hành pháp luật. 2. Số lượng và tiêu chuẩn của người tham gia ứng cử vào Ban kiểm soát: a. Số lượng thành viên BKS được bầu: 03 người b. Số lượng người được đề cử vào BKS tối thiểu: 03 người c. Người được đề cử BKS phải đáp ứng các tiêu chuẩn của thành viên BKS theo quy định tại Điều lệ côngty như sau: - Từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. - Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán,luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. - Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên HĐQT, Tổng giám đốc và người quản lý khác; - Có đủ trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong Ban kiểm soát phải có ít nhất 01 thành viên là kiểm toán viên hoặc kế toán viên. - Không phải người quản lý Công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của Công ty. Điều 5: Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử để bầu vào HĐQT, BKS 1. Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử thành viên HĐQT/ BKS bao gồm: · Đơn ứng cử hoặc đề cử người vào HĐQT/BKS (theo mẫu); · Sơ yếu lý lịch do ứng cử viên tự khai (theo mẫu); · Giấy ủy quyền đề cử hợp lệ (trong trường hợp cổ đông ủy quyền cho người khác đề cử); 2. Mỗi cổ đông chỉ được tham gia một nhóm cổ đông để đề cử người vào Hội đồng Quản trị/BKS. - Trường hợp một cổ đông ký tên vào Phiếu đề cử người vào Hội đồng quản trị/BKS hoặc của nhiều nhóm cổ đông,thì Phiếu đề cử được cổ đông ký vào thời điểm sau cùng sẽ có hiệu lực; - Trường hợp cổ đông ký tên vào Phiếu đề cử của nhiều nhóm cổ đông tại cùng một thời điểm thì phần đề cử của cổ đông đó sẽ được coi là không hợp lệ và không được tính số cổ phần của cổ đông đó trong tổng số cổ phần của nhóm cổ đông đề cử người vào Hội đồng quản trị/BKS. - Đối với cổ đông là tổ chức, Phiếu đề cử phải có chữ ký của (các) người được ủy quyền đại diện cho tổng số cổ phần của tổ chức và đóng dấu của tổ chức đó. 3. Hồ sơ tham gia ứng cử/đề cử phải được gửi về Ban tổ chức Đại hội của Công ty trước 16h00 ngày 10/7/2023 theo địa chỉ sau đây: Phòng Hành chính Tổng hợp - Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam. 18 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội. Đối với các trường hợp đề cử/ứng cử tại Đại hội thì cổ đông/nhóm cổ đông đề cử/ứng cử phải cung cấp ngay hồ sơ đề cử/ứng cử trước khi khai mạc Đại hội cho Chủ tọa để được xem xét. 4. Chỉ những hồ sơ đề cử/ứng cử đáp ứng đủ điều kiện đề cử/ứng cử và những ứng cử viên đáp ứng đủ điều kiện tương ứng của thành viên HĐQT/BKS mới được đưa vào danh sách ứng cử viên công bố tại Đại hội. Danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát phải được Đại hội thông qua. Đính kèm Quy chế là - Mẫu số 01/BC: Phiếu đề cử người vào HĐQT/BKS. - Mẫu số 02/BC: Bản khai người được đề cử người vào HĐQT/BKS. - Mẫu số 03/BC: Phiếu bầu thành viên HĐQT. - Mẫu số 04/BC: Phiếu bầu thành viên BKS. Điều 6: Phương thức bầu cử: 1. Việc biểu quyết bầu thành viên HĐQT, BKS thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp có tổng số phiếu bầu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu/đại diện nhân với số thành viên được bầu của HĐQT, BKS. 2. Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp có thể dồn toàn bộ số phiếu bầu của mình để bầu cho 01 ứng cử viên hoặc chia số phiếu bầu cho các ứng cử viên được lựa chọn. Tuy nhiên, cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp chỉ được bầu tối đa cho 05 ứng cử viên HĐQT trên tổng số ứng cử viên HĐQT đã được ĐHĐCĐ thông qua, 03 ứng cử viên BKS trên tổng số ứng cử viên BKS đã được ĐHĐCĐ thông qua. Điều 7: Hình thức tiến hành bầu cử: 1. Phiếubầu cử: Mỗi cổ đông/người được ủy quyền dự họp sẽ được cấp một Phiếu bầu cử thành viên HĐQT và một Phiếu bầu cử thành viên BKS trên đó có ghi tên cổ đông, mã cổ đông, số cổ phần và số phiếu bầu đã được nhân tương ứng với số thành viên được bầu của HĐQT/BKS,danh sách các ứng cử viên được bầu vào HĐQT/BKS. Phiếu bầu cử thành viên HĐQT/BKS được đóng dấu tròn của Công ty. (Mẫu Phiếu bầu cử thành viên HĐQT và Phiếu bầu cử thành viên BKS kèm theo Quy chế này). 2. Quy định về Phiếu bầu cử: a. Phiếu bầu cử hợp lệ: Là Phiếu bầu cử do Ban tổ chức Đại hội phát ra, có đóng dấu tròn của Công ty và ghi tên cổ đông, mã cổ đông, số cổ phần sở hữu và số phiếu biểu quyết (số cổ phần sở hữu đã được nhân với số lượng thành viên HĐQT/BKS được bầu tương ứng); Phiếu bầu cử không bị rách, tẩy xoá, cạo sửa. b. Phiếu bầu cử không hợp lệ: · Phiếu bầu cử không phải do Ban tổ chức Đại hội phát ra và không có đóng dấu tròn của Công ty; · Phiếu bầu cử bị rách, gạch, tẩy xóa, sửa chữa, ghi thêm tên ứng cử viên không thuộc danh sách ứng cử viên đã được ĐHĐCĐ thống nhất thông qua trước khi tiến hành bỏ phiếu; · Phiếu bầu cử có tổng số phiếu bầu cho những ứng cử viên vượt quá tổng số phiếu bầu của cổ đông đó được quyền bầu. · Phiếu bầu cho tổng số ứng cử viên vượt quá số lượng thành viên HĐQT/BKS được bầu. · Phiếu bầu cử nộp cho Ban Kiểm phiếu sau khi việc bỏ phiếu kết thúc và Hòm phiếu đã được niêm phong. Các Phiếu bầu cử không hợp lệ không được tính vào kết quả bầu cử. c. Cách ghi Phiếu bầu cử · Khi đồng ý bầu cho ứng cử viên nào, cổ đông ghi số phiếu muốn bầu cho ứng cử viên vào cột “Số phiếu bầu” tại dòng tương ứng với tên ứng cử viên đó, ký tên và ghi rõ họ tên cổ đông vào phiếu bầu. · Cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông dự họp có thể dồn phiếu bầu cho một hoặc một số ứng cử viên hoặc không bầu cho ứng cử viên nào. Trường hợp cổ đông trong quá trình ghi Phiếu bầu cử bị nhầm lẫn, với điều kiện chưa bỏ vào Hòm phiếu, thì được quyền trực tiếp gặp Trưởng ban kiểm phiếu để đổi lại Phiếu bầu cử nhằm đảm bảo quyền lợi cho cổ đông. 3. Nguyên tắc bỏ phiếu bầu thành viên HĐQT: a. Ban kiểm phiếu sẽ lập Hòm phiếu bầu thành viên HĐQT/BKS. Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm tra các Hòm phiếu trước sự chứng kiến của các cổ đông. b. Việc bỏ phiếu được bắt đầu từ khi có hiệu lệnh của Chủ tọa cuộc họp hoặc Trưởng ban kiểm phiếu và kết thúc khi cổ đông cuối cùng bỏ phiếu bầu vào Hòm phiếu hoặc sau 15 phút kể từ thời điểm bắt đầu tùy thuộc vào sự việc nào đến trước. Cổ đông/người được ủy quyền dự họp tiến hành bỏ phiếu bầu HĐQT/BKS vào Hòm phiếu. Sau khi kết thúc việc bỏ phiếu, hòm phiếu sẽ được BKP niêm phong trước sự chứng kiến của các cổ đông. c. Việc kiểm phiếu được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc và Hòm phiếu được niêm phong. 4. Quy định việc kiểm phiếu: a. Ban kiểm phiếu thực hiện việc kiểm phiếu theo quy định như sau: · Ban kiểm phiếu làm việc trong 01 phòng riêng. · Kiểm tra tính hợp lệ của các Phiếu bầu cử. · Kiểm tra lần lượt từng Phiếu bầu cử và ghi kết quả kiểm phiếu. · Niêm phong toàn bộ các Phiếu bầu cử, bàn giao lại cho Chủ toạ. b. Lập và công bố Biên bản kiểm phiếu: · Sau khi kiểm phiếu xong, Ban kiểm phiếu lập Biên bản kết quả kiểm phiếu · Nội dung Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau: + Thời gian, địa điểm tiến hành việc kiểm phiếu; + Thành phần Ban kiểm phiếu; + Tổng số cổ đông tham gia dự họp; + Tổng số cổ đông tham gia bỏ phiếu; + Số và tỷ lệ Phiếu bầu cử hợp lệ, Phiếu bầu cử không hợp lệ; + Số và tỷ lệ số phiếu bầu cho từng ứng cử viên vào HĐQT; + Biên bản kiểm phiếu phải có chữ ký của các thành viên Ban Kiểm phiếu. Điều 8: Nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT/BKS. 1. Người trúng cử thành viên HĐQT/BKS được xác định theo số phiếubầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Quy chế này. 2. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng củaHĐQT hoặc BKS thì sẽ tiền hành bầu lại trong số các ứng cử viên có phiếu bầu ngang nhau. Người trúng cử là người có số phiếu bầu cao hơn. Điều 9: Những khiếu nại về việc bầu và kiểm phiếu. 1. Trường hợp sau khi đã công bố kết quả bầu cử mà có ý kiến của cổ đông khiếu nại hoặc cần phúc tra lại kết quả bầu cử, BKS sẽ trực tiếp kiểm tra lại, nếu phát hiện sai sót cố ý hoặc có sự gian lận trong kiểm phiếu thì Ban kiểm phiếu phải chịu bồi hoàn toàn bộ chi phí do phải tổ chức bầu cử lại. 2. Những khiếu nại về việc bầu cử và kiểm phiếu sẽ do Chủ tọa cuộc họp giải quyết và được ghi vào Biên bản cuộc họp ĐHCĐ. CHƯƠNG III BAN KIỂM PHIẾU Điều 10: Ban kiểm phiếu 1. Đại hội đồng cổ đông bầu Ban kiểm phiếu không quá 03 người theo đề nghị của Chủ tọa đại hội. 2. Thành viên Ban kiểm phiếu phải là người trung thực và là cổ đông hoặc/và người lao động của công ty. Điều 11: Trách nhiệm của Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu có trách nhiệm phát phiếu, thu phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban kiểm soát, kiểm phiếu, báo cáo kết quả kiểm phiếu cho Đại hội đồng cổ đôngvà bàn giao tất cả các phiếu bầu và biên bản kiểm phiếu cho chủ tọa đại hội để lưu giữ tại trụ sở công ty theo quy định. CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12: Hiệu lực của Quy chế Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi được ĐHĐCĐ Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam thông qua tại ĐHĐCĐ ngày .... tháng ... năm 2023. TM. Đại hội đồng cổ đông Công ty Chủ tọa Đại hội Nguyễn Thị Minh Hiền
|