QUY CHẾ TỔ CHỨC

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2023

CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

         Điều 1: Phạm vi áp dụng

    Quy chế này được sử dụng trong Đại hội cổ đông thường niên năm 2023 của Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam.

        Điều 2: Nội dung quy chế

    Quy chế này quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội.

       Điều 3: Đối tượng áp dụng

     Cổ đông và các bên tham gia có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này.

Chương II

     QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ KHI THAM GIA ĐẠI HỘI

       Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của cổ đông tham dự đại hội:

  1. Cổ đông phổ thông có quyền tham dự và phát biểu trong các ĐHCĐ và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền; Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;

  2. Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam thông báo công khai Chương trình Đại hội, các báo cáo và tờ trình tại Đại hội. Những ý kiến của cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông sẽ được thảo luận công khai tại Đại hội.

  3. Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông khi tham dự Đại hội cần mang theo các loại giấy tờ sau đây:

-        Thông báo mời họp.

-        Căn cước công dân/CMND hoặc hộ chiếu.

-        Giấy ủy quyền (trường hợp được ủy quyền tham dự Đại hội).

Sau khi xuất trình các giấy tờ trên cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông, cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông đến dự Đại hội sẽ nhận được Phiếu biểu quyết (Phiếu biểu quyết có ghi tên cổ đông, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông và có dấu của Công ty).

  4. Cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông khi tham dự Đại hội, được nghe các báo cáo và tờ trình nêu trong chương trình họp, sẽ cùng thảo luận và thông qua từng nội dung bằng hình thức biểu quyết.

 5. Cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông tham dự Đại hội sau khi Đại hội khai mạc phải thực hiện thủ tục đăng ký với Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam và có quyền tham gia, biểu quyết ngay sau đó. Chủ tọa không có trách nhiệm dừng Đại hội chờ cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông khi đăng ký muộn.Hiệu lực của các đợt biểu quyết thông qua các nội dung trong Đại hội đã tiến hành không bị ảnh hưởng.

 6. Cổ đông/đại diện ủy quyền của cổ đông đến dự Đại hội phải tuân thủ các quy định tại Quy chế, chấp hành quy định của Đại hội và tôn trọng kết quả của Đại hội.

  Điều 5:           Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Đại hội

1.       Chủ tịch HĐQT làm Chủ tọa hoặc ủy quyền cho thành viên HĐQT khác làm Chủ tọa. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên HĐQT còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo quyên tắc đa số; trường hợp không bầu được  người làm Chủ tọa thì Trưởng ban kiểm soát điều khiển để ĐHĐCĐ bầu Chủ tọa cuộc  họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm Chủ tọa cuộc  họp. Các thành viên Đoàn chủ tịch do Chủ tọa chỉ định.

2.     Đoàn chủ tịch điều khiển cuộc họp theo Chương trình đại hội được các cổ đông dự Đại hội biểu quyết thông qua; Tiến hành các công việc cần thiết để điều khiển Đại hội cổ đông đúng luật, đúng Điều lệ và có trật tự, đảm bảo Đai hội phản ánh được mong muốn của đại đa số cổ đông tham dự; Hướng dẫn các đại biểu và các cổ đông thảo luận các nội dung cần thông qua tại Đại hội; Giải quyết các vấn đề phát sinh thuộc phạm vi Đại hội cổ đông trong thời gian tiến hành Đại hội.

3.       Thư ký Đại hội do Chủ tọa chỉ định và được các cổ đông biểu quyết thông qua. Thư ký Đại hội thực hiện các công việc trợ giúp theo phân công của Chủ tọa: Ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác các nội dung của Đại hội; Ghi nhận các ý kiến đóng góp của các cổ đông/đại diện cổ đông; Công bố Biên bản và Dự thảo Nghị quyết  Đại hội.

4.       Ban kiểm tra tư cách cổ đông do Hội đồng quản trị chỉ định. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông đến dự Đại hội, nhận và kiểm tra tính hợp lệ các giấy tờ của cổ đông hoặc người được uỷ quyền đến họp, phát các tài liệu Đại hội, báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội trước khi Đại hội chính thức được tiến hành.

5.     Ban kiểm phiếu do Chủ tọa giới thiệu và được Đại hội thông qua. Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ giám sát việc biểu quyết của các cổ đông hoặc người được cổ đông ủy quyền tham dự Đại hội; Tổng hợp số cổ phần biểu quyết theo từng nội dung và thông báo kết quả cho Chủ tọa và Thư ký Đại hội.

Chương III

TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI

Điều 6:           Điều kiện tiến hành Đại hội

1.      Đại hội cổ đông được tiến hành khi có cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% số cổ phần có quyền biểu quyết theo Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội chốt vào 15h00 ngày 08/6/2023.

1.       Đại hội  lần lượt nghe các báo cáo, tờ trình theo Chương trình Đại hội và tiến hành thảo luận, biểu quyết thông qua.

Điều 7:           Cách thức phát biểu ý kiến tại Đại hội:

    Các cổ đông/đại diện cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến cần được sự chấp thuận của Chủ tọa. Nội dung phát biểu cần ngắn gọn, phù hợp với Chương trình Đại hội. Nếu vẫn còn những ý kiến và câu hỏi cần trình bày, cổ đông có thể gửi bằng văn bản cho Chủ tọa ngay sau Đại hội. Phiếu góp ý kiến có giá trị như phát biểu trực tiếp tại Đại hội, sẽ được Công ty tập hợp,chuyển Hội đồng quản trị xem xét, trả lời bằng phương thức thích hợp trong vòng 10 ngày kể từ khi kết thúc Đại hội.

Chương IV

THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Điều 8:           Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông:

1.    Thẻ biểu quyết/ Phiếu biểu quyết       

-     Cổ đông/ đại diện cổ đông thực hiện việc biểu quyết (tán thành/không tán thành/không có ý kiến) về một vấn đề cần thông qua tại Đại hội bằng cách giơ THẺ BIỂU QUYẾT và/hoặc nộp PHIẾU BIỂU QUYẾT cho Ban kiểm phiếu.

-     Cổ đông/đại diện cổ đông bầu thành viên HĐQT, BKS bằng cách nộp PHIẾU BẦU cho Ban kiểm phiếu.

-     PHIẾU BIỂU QUYẾT bị rách hoặc ghi sai trước khi Ban kiểm phiếu thu về, Cổ đông/đại diện cổ đông tham dự Đại hội có thể xin đổi phiếu với Ban Tổ chức để thay thế.

-      PHIẾU BIỂU QUYẾT hợp lệ là phiếu do Ban tổ chức phát ra và được đánh dấu lựa chọn 1 trong 3 phương án (Tán thành, Không tán thành, Không có ý kiến) đối với từng nội dung xin ý kiến trên Phiếu; Ký, ghi rõ họ tên của cổ đông/người đại diện theo ủy quyền trên Phiếu.

2.     Tỷ lệ thông qua các quyết định của Đại hội đồng cổ đông:

(i)              Các nghị quyết, quyết định của Đại hội chỉ có giá trị khi số cổ đông sở hữu và đại diện sở hữu từ 65% trở lên trên tổng số cổ phần biểu quyết của tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết hoặc thông qua đại diện được ủy quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội tán thành.

(ii)        Đối với quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại, giải thể công ty; đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50%tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty thì phải được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số cổ phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại Đại hội tán thành.

       (iii) Việc biểu quyết bầu thành viên HĐQT và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của HĐQT hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên HĐQT hoặc BKS được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của HĐQT hoặc BKS thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có phiếu bầu ngang nhau.

3.    Trường hợp có ý kiến thắc mắc về kết quả biểu quyết, Chủ tọa sẽ xem xét và quyết định ngay tại Đại hội.

Chương IV

KẾT THÚC ĐẠI HỘI

Điều 9:           Nghị quyết và Biên bản Đại hội cổ đông:

Tất cả các nội dung tại Đại hội cổ đông phải được thư ký Đại hội ghi vào Biên bản và dự thảo Nghị quyết. Biên bản và dự thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội và được lưu giữ tại Công ty theo quy định.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10:         Điều khoản thi hành

Quy chế này gồm 5 chương 10 Điều, được đọc trước các cổ đông tham dự Đại hội cổ đông thường niên năm 2023 Công ty cổ phần Máy tính và Truyền thông Việt Nam ngày 17/7/2023 và có hiệu lực ngay sau khi Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua.