Trong việc dàn dựng bài thuyết trình bằng PowerPoint, có khi bạn thấy cần "chiếu phim" để minh họa phần nội dung nào đó. Muốn vậy, trước hết bạn cần có tập tin phim (video file), được tạo ra bởi máy quay phim chẳng hạn. Tên của tập tin phim thường có "đuôi" là AVI hoặc MPG hoặc WMV.
Giả sử trước mắt bạn là khung hình (slide) trống trơn trong cửa sổ PowerPoint 2003 (PP). Để đưa phim vào, bạn bấm Insert trên thanh trình đơn, trỏ vào vào mục Movies and Sounds, rồi bấm chọn Movie from File. Trên hộp thoại Insert Movie, bạn tìm chọn tập tin phim cần thiết và bấm OK. Trong khung hình của PP, bạn thấy ngay khung hình của đoạn phim được chọn (chứa hình đầu tiên). Ta có thể gọi đó là "khung phim" để phân biệt với khung hình của PP.
PP nhanh nhẹn đưa ra câu hỏi, yêu cầu bạn chọn Automatically (tự động chiếu phim lúc thuyết trình) hoặc When Clicked (chỉ chiếu phim khi bạn bấm vào khung phim lúc thuyết trình). Bạn nên chọn When Clicked để chủ động trong việc chiếu phim: chỉ chiếu phim khi bạn nói xong lời giới thiệu.
Để xem thử, bạn gõ phím F5. Tuy nhiên, khung phim sẽ không "nhúc nhích" chi cả cho đến khi bạn bấm vào nó. Khi đang chiếu phim, nếu cần dừng hình để giải thích chi tiết nào đó, bạn cũng bấm vào khung phim. Muốn phim "chạy" tiếp, bạn bấm vào khung phim lần nữa. Bạn gõ phím Esc để trở lại với cửa sổ PP.
Cách điều khiển phim như vậy tuy đơn giản nhưng... hơi kỳ kỳ vì cứ phải "thò tay" vào khung phim lúc mọi người đang chăm chú theo dõi. Để tỏ vẻ "chuyên nghiệp", bạn nên tạo một nút bấm nhỏ dùng cho việc dừng hình và chạy hình.
Cụ thể, bạn chọn Slide Show trên thanh trình đơn, trỏ vào mục Action Buttons, chọn nút bấm Movie  trong bảng vừa hiện ra (thực ra, bạn chọn nút bấm khác cũng được), rồi bấm vào đâu đó trong khung hình của PP để xác định vị trí nút bấm (dĩ nhiên, bạn nên bấm ở ngoài khung phim). Sau thao tác như vậy, PP đưa ra hộp thoại Action Settings. Bạn cứ bấm OK trên hộp thoại đó để dẹp nó đi. Nếu nút bấm có kích thước hơi lớn, bạn trỏ vào góc của nó (sao cho con trỏ chuột có dạng "mũi tên hai đầu") rồi "ép" nút bấm cho nhỏ lại.
Việc thiết lập mối liên hệ giữa khung phim và nút bấm cần vài thao tác nữa. Bạn bấm-phải vào khung phim, chọn Custom Animation. Trong "cửa hông" Custom Animation, bạn bấm vào tên tập tin phim, bấm nút "xổ xuống"  gần đó, chọn Timing. Trên hộp thoại Pause Movie vừa hiện ra, bạn chọn Start effect on click of, bấm vào ô gần đó (bên phải), chọn Action Button: Movie và bấm OK. (Nếu không thấy dòng chữ Start effect on click of, bạn bấm nút Triggers  để dòng chữ đó hiện ra).
Vậy là ngon lành rồi đó! Bạn gõ phím F5, kiểm tra hiệu lực của nút bấm xem sao nha. Bạn nhớ: khi sao chép tập tin PPT (chứa bài thuyết trình của bạn) qua máy khác, phải luôn mang theo tập tin phim, đặt trong cùng thư mục.


Hoàng Ngọc Giao